Das zentrale Ideenmanagement
Traditionell sind das Betriebliche Vorschlagswesen (BVW) und das Ideenmanagement (IDM) im Unternehmen zentral organisiert. Je nach Unternehmensgröße sind einige Mitarbeiter oder auch eine ganze Abteilung ausdrücklich mit Aufgaben zum Ideenmanagement betraut.
Der Ideenmanager
Eine der wesentlichen Funktionen hat dabei der Ideenmanager bzw. BVW-Beauftragte inne. Die Unternehmensleitung beauftragt einen Mitarbeiter mit der Führung des Ideen- und Vorschlagswesens. Er (oder sie) ist somit für die Erledigung aller mit dem Ideenmanagement verbundenen Aufgaben zuständig und verantwortlich.
Zu diesen Aufgaben gehören unter anderem
- Die laufende Information der Mitarbeiter über das Ideenmanagement
- Die Motivation der Mitarbeiter zur Teilnahme mit entsprechenden Marketing-Maßnahmen
- Die Entgegennahme von Ideen und Verbesserungsvorschlägen
- Die Berufung von Gutachtern zur Beurteilung
- Die Koordination der Bewertung und Prämierung
Der Fachgutachter
Der Ideenmanager nominiert Fachgutachter zur Analyse und Beurteilung der eingereichten Vorschläge. Der Fachgutachter soll rasch und sachlich die eingereichten Verbesserungsvorschläge auf ihre Nutzbarkeit im Unternehmen prüfen und ein Gutachten darüber verfassen. Dieses Gutachten liefert einer Bewertungskommission die notwendigen Informationen über die weitere Behandlung der Idee.
Die Bewertungskommission
Der Ideenmanager ist meist auch Vorsitzender der Bewertungskommission, die sich aus verschiedenen (leitenden) Mitarbeitern und (meist) den Vertretern des Betriebsrats zusammensetzt. Die Kommission entscheidet auf Basis des Gutachtens, ob und wie der eingereichte Vorschlag im Unternehmen umgesetzt wird. Zusätzlich bestimmt die Kommission die Art und Höhe der Prämie, die der Einreicher der Idee dafür erhält.
Die Bewertungskommission oder der BVW-Beauftragte informieren den Einreicher über das Ergebnis der Bewertung seines Vorschlages. Manche Unternehmen bieten den „Ideenbringern auch eine Berufungsstelle an, falls diese mit dem Ergebnis des Gutachtens nicht einverstanden sind.
Vorteile des zentralen Ideenmanagements
Ein Vorteil dieses Organisationsmodells ist die Möglichkeit der anonymisierten Einreichung und Bewertung der eingebrachten Ideen und Verbesserungsvorschläge. Nur der Ideenmanager kennt den Einreicher namentlich. Es ist daher ausgeschlossen, dass persönliche Animositäten oder firmenpolitische Vorbehalte gegenüber dem Ideenbringer die Analysen und Entscheidungen des Fachgutachters und der Bewertungskommission beeinflussen.
Eine stabil zusammengesetzte Bewertungskommission wird alle Vorschläge nachvollziehbar bewerten, unter Beachtung eindeutig definierter, objektiver Kriterien.
Haben die Teilnehmer des Ideenmanagements ausreichend Ressourcen zur Verfügung, um sich auf ihre Aufgaben ausreichend konzentrieren zu können, so steigt die Professionalität und Effizienz der Abläufe in der zentralen Organisation im Laufe der Zeit. Damit sinken mittelfristig die Kosten des BVWs.
Nachteile des zentralen Ideenmanagements
Die Praxis zeigt leider sehr oft, dass der Ideenmanager seine Aufgabe oft nur neben anderen Tätigkeiten betreiben kann. Daher ist er auch oft nicht 100%ig bei der Sache und führt das Ideenmanagement nur halbherzig, mehr als „Ideen-Verwalter“ und nicht als Manager.
Die Fachgutachter analysieren die Vorschläge ebenfalls zusätzlich zu ihrer normalen Arbeit. Daher können diese Analysen relativ lange dauern oder sie werden nur sehr oberflächlich erledigt.
Tagt die Bewertungskommission nur selten, dann können zur endgültigen Entscheidung über eingebrachte Vorschläge Wochen oder sogar Monate vergehen. Für den Einreicher der Idee wirkt eine lange Bearbeitungsdauer aber sehr demotivierend und das Interesse, neue Vorschläge einzubringen, sinkt sehr rasch. Generell birgt die zentrale Organisation das Risiko, dass das fehlende betriebs-spezifische Fachwissen, das zur Gesamtbeurteilung notwendig ist, zu ausufernden Bearbeitungszeiten der Vorschläge führt.
Fazit
Trotz dieser Nachteile hat sich das zentrale Ideenmanagement in vielen Unternehmen bewährt. Regelmäßiges Überprüfen und Optimieren der Abläufe, eine wertschätzende Unternehmenskultur und das Engagement der handelnden Personen sind aber auch hier die Schlüsselfaktoren zum Erfolg.
Alternativen
Als alternative Organisationsform hat sich in einigen Betrieben das Vorgesetztenmodell (auch dezentrales Ideenmanagement genannt) etabliert. Andere Unternehmen setzen auf eine Mischform (auch als Hybridmodell bezeichnet) von zentralem und de-zentralem Ideenmanagement.
Als besonders vorteilhaft hat sich das Produkt Ideas2Success erwiesen, weil es die besten Aspekte aus beiden Modellen kombiniert, und somit den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen erzielt.